MANAJEMEN PERSEDIAAN

Kegiatan bisnis yang memerlukan manajemen persediaan adalah bidang industri manufaktur dan perdagangan. Dalam industri manufaktur, persediaan terdiri dari: (1)persediaan bahan baku, (2)persediaan barang dalam proses, (3)persediaan barang jadi, dan  (4)persediaan bahan pembantu. Sedangkan dalam perusahaan dagang yang dimaksud persediaan adalah persediaan barang dagangan.

Dalam perusahaan industri manufaktur, bahan baku diproses menjadi barang jadi, kemudian dijual. Proses ini memerlukan waktu panjang sehingga modal yang diinvestasikan dalam persediaan cukup besar dan perputarannya relatif lambat. Kondisi yang demikian manajemen persediaan harus mendapatkan perhatian manajemen yang sangat serius. Kelebihan persediaan akan mengakibatkan pemborosan penggunaan modal, sedangkan kekurangan persediaan proses produksi bisa terganggu. Mengelola persediaan dalam perusahaan industri manufaktur relatif lebih sulit dibanding dengan mengelola persediaan dalam perusahaan dagang. Dalam perusahaan dagang, persediaan barang dagangan dibeli untuk dijual; waktu yang dibutuhkan relatif pendek, sehingga modal yang digunakan berputar relatif cepat.

Manajemen persediaan dalam perusahaan industri manufaktur dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu model Economic Order Quantity atau EOQ dan Tepat Waktu atau Just in Time (JIT). Penggunaan model tersebut tergantung pada kebijakan manajemen terhadap pemasok. Jika pemasok diperlukan sebagai pesaing, yaitu mencari pemasok yang paling murah dapat menyediakan bahan baku, maka model EOQ lazim digunakan. Tetapi jika pemasok diperlakukan sebagai partner bisnis yang setia dan dinyatakan satu kesatuan dalam proses produksi, maka model JIT lazim digunakan.

1. Model Economic Order Quantity (EOQ)

Pada umumnya perusahaan menggunakan cara tradisional dalam mengelola persediaan, yaitu dengan cara memiliki persediaan minimal untuk mendukung kelancaran proses produksi. Di samping itu, perusahaan juga memperhitungkan biaya persediaan yang paling ekonomis yang dikenal dengan istilah Economic Order Quantity atau EOQ. EOQ akan menjawab pertanyaan berapa banyak kualitas bahan baku yang harus dipesan dan berapa biayanya yang paling murah atau paling ekonomis.

Perusahaan manufaktur pada umumnya memperhitungkan empat macam persediaan, yaitu persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu, persediaan barang dalam proses, dan persediaan barang jadi. Pada umumnya persediaan bahan pembantu jumlahnya relatif kecil, maka tidak dibahas dalam kajian ini.

Persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan persediaan barang jadi harus dihitung tingkat perputarannya (turn overnya) tujuannya adalah untuk pengendalian.

Dalam kegiatan manufaktur, pengelolaan bahan baku merupakan unsur penting manajemen yang harus dikelola secara profesional. Besar kecilnya persediaan bahan baku berhubungan langsung dengan modal yang diinvestasikan ke dalamnya; makin besar persediaan bahan baku, makin besar investasi dan makin besar beban biaya modal, dan sebaliknya. Besar kecilnya nilai persediaan bahan baku dipengaruhi oleh :

1)       Estimasi dan perencanaan volume penjualan

2)       Estimasi dan perencanaan volume produksi

3)       Estimasi dan perencanaan kebutuhan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi

4)       Biaya order pembelian

5)       Biaya penyimpanan

6)       Harga bahan baku

Dalam mengelola bahan baku dibutuhkan dua unsur biaya variabel utama, yaitu biaya pesanan (procurement cost atau set up cost) dan biaya penyimpanan (storage cost atau carrying cost).

Yang termasuk biaya pesanan antara lain adalah:

1)       Biaya proses pemesanan bahan baku

2)       Biaya pengiriman pesanan

3)       Biaya penerimaan bahan baku yang dipesan

4)       Biaya untuk memproses pembayaran bahan baku yang dibeli

Biaya-biaya tersebut makin besar jika jumlah tiap-tiap pesanan kecil, atau makin kecil jumlah bahan baku tiap-tiap pesanan, makin besar jumlah biaya pesanan dalam suatu periode tertentu, misalnya dalam satu tahun. Sedangkan yang termasuk biaya penyimpanan (penggudangan) adalah:

1)       Biaya untuk mengelola bahan baku (biaya menimbang dan menghitung)

2)       Biaya sewa gudang atau penyusutan gudang

3)       Biaya pemeliharaan dan penyelamatan bahan baku

4)       Biaya asuransi

5)       Biaya pajak

6)       Biaya modal

Manajemen harus menghitung biaya yang paling ekonomis pada setiap jumlah barang yang dibeli (dipesan). Biaya tersebut adalah saling hubungan antara harga bahan baku, biaya penyimpanan yang umumnya dihitung berdasar persentase tertentu dari nilai persediaan rata-rata, jumlah bahan baku yang dibutuhkan dalam satu periode misalnya dalam satu tahun, dan biaya pesanan. Teknik perhitungan ini lazim disebut Economic Order Quantity atau EOQ, dengan variabel :

R  =  Requirement of raw material, atau jumlah bahan baku yang dibutuhkan selama  satu tahun periode, misalnya 1.200 unit

S  =  Set up cost, atau biaya pesanan setiap kali pemesanan, misalnya Rp 15

P  = Price, atau harga bahan baku per satuan, misalnya Rp 1 per unit

I  = Inventory, atau biaya memiliki persediaan yang terdiri dari: biaya keuangan 10%, biaya penyusutan fisik 10%, biaya modal atau biaya bunga pinjaman 10%, biaya penanganan bahan 2%, biaya pajak kekayaan 2%, biaya asuransi 2%, dan biaya penggudangan 3%, biaya lain-lain 1% (atau total biaya memiliki persediaan 40% dan biaya diperhitungkan dari nilai persediaan rata-rata).

EOQ               = √2 X 1.200 X 15

=  √ 36.000

= √ 90.000

= 300 unit

=  0,40 X 1

=  0,40

Dengan diketahui angka 300 unit setiap pesanan, berarti dalam satu tahun dapat dilakukan 4 kali pesanan. Dalam 4 kali pesanan itu biaya persediaan bahan baku adalah yang paling rendah atau paling ekonomis. Rincian perhitungan biaya persediaan dapat disajikan dalam tabel.

Tabel Perhitungan Biaya Persediaan yang paling Ekonomis

Frekwensi pemesanan bahan baku	3X	4X	5X
Jumlah bahan baku yang dipesan Rata-rata persediaan dalam unit Nilai persediaan rata-rata Biaya pesanan Biaya penyimpanan Jumlah Biaya persediaan	400 unit #200 *Rp 200 **Rp   45 ***Rp   80 Rp 125	300 unit 150 Rp 150 Rp   60 Rp   60 Rp 120	240 unit 120 Rp 120 Rp   75 Rp   48 Rp 123

Keterangan:

Teknik perhitungan 3X pesan

#200 unit = (400unit / 2)

* Rp 200 = 200 unit x Rp 1

** Rp 45 = 3 kali pesan @ Rp 15 per sekali pesan

*** Rp 80 = 40% X Rp Rp 200 nilai persediaan rata – rata

Teknik perhitungan untuk 4X pesan dan 5X pesan seperti pada 3X pesan.

Jika biaya penyimpanan dinyatakan dalam Rupiah per unit (missal Rp 0,4), maka EOQ dapat dihitung sebagai berikut.

=      √2 X 1.200 X 15

=      √ 36.000

=      300 unit

=      0,4

Dalam satu tahun mengadakan pesanan 4X yaitu kebutuhan satu tahun 1.200 unit dibagi 300 unit, atau besarnya penggunaan bahan per bulan sebesar 100 unit atau setiap minggu sebesar 25 unit. Dengan demikian, pesanan dilakukan setiap12 minggu atau 3 bulan sekali. Jika EOQ 300 unit dan kebutuhan bahan baku selama satu periode (satu tahun) 1.200 unit, maka jumlah pesanan adalah 4X pesanan. Pada 4X pesanan biaya persediaan yang paling ekonomis dapat disajikan dalam tabel.

Berdasarkan perhitungan dalam tabel 12.1 tersebut, maka biaya persediaan yang paling ekonomis adalah Rp 120, yaitu pada tingkat pesanan 400 unit sekali pesan, dan perusahaan hanya memesan 4X. Pada 3X kali pesanan biaya persediaan sebesar Rp 125, dan pada 5X pesanan, biaya persediaan sebesar Rp 123.