PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) 

BAB I

ORGANISASI : PARA MANAJER, STRUKTUR,

 DAN KEGIATAN-KEGIATANNYA

1.1.  Mengapa mempelajari system informasi?

Selain adanya keharusan untuk mempelajari Sistem Informasi Manajemen (SIM) bisnis berbasis computer, masih ada alas an lebih lanjut mengapa kita mempelajari SIM, yaitu :

1.       Adanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi, yang terdiri atas industri computer dan industri terkait lainnya, kini merupakan industri komersial paling bernilai di dunia.

2.      adeanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi telah menciptakan banyak kesempatan kerja bagi para mahasiswa bisnis di berbagai bidang kehidupan. Sehingga mahasiswa masa kini hanya bersaing lebih sedikit dibandingkan para lulusan masa sebelumnya, hanya karena lulusan masa lalu kurang menguasai sifat dan implikasi teknologi computer.

1.2.  Lingkungan organisasi

Sesunggunya lingkungan organisasi sangat menentukan jenis informasi apakah yang harus diberikan oleh suatu system informasi, juga tentang bentuk yang diinginkan dari suatu informasi serta tentang bagaimana suatu system informasi seharusnya diorganisasikan.

Lingkungan suatu organisasi adalah kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, dan pollitikyang mempengaruhi kehidupan organisasi. Termasuk kedalam kedalam kekuatan tersebut : perubahan suku bunga, tingkat inflasi, tingkat serapan tenaga kerja, pergeseran demografis, kebiasaan masyarakat,k hasil pemilihan umum, serta sejumlah faktor yang mempengaruhi permintaan atas suatu produk, disamping juga berbagai sifat pasar.

Perlu dipahami, bahwa semakin cepat lingkungan organisasi berubah, maka akan semakin pendek kesempatan bagi suatu organisasi untuk melakukan penyesuaian sebelum akhirnya organisasi bersangkutan mengalami kebangkrutan. Beberapa bukti menunjukan bahwa laju perubahan lingkungan organisasi berlangsung dalam pacu yang semakin cepat ;sehingga organisasi memerlukan informasi tentang perubahan lingkungannya secara cepat pula. Tujuannya tentu saja agar lebih mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. Informasi-informasi tersebut tentu saja harus dikumpulkan secara sistematis, dan organisasi bersangkutan juga harus menghasilkan dan menyediakan informasi yang diperlukan oleh pribadi dan organisasi lain yang berkaitan erat. Secara umum, semakin rumit dan dinamis perubahan lingkungan suatu organisasi, maka akan semakin besar pula proposi pencurahan upaya dan sumber daya suatu organisasi yang harus diberikan pada system informasi yang dimiliki.

1.3.  Hierarki dalam struktur organisasi

Hierarki adalah adanya hubungan antara atasan dengan bawahan didalam suatu organisasi, yang menyebabkan adanya garis komando; yang artinya hal ini menyebabkan adanya pelapisan atau tingkatan personil di dalam suatu organisasi. Contoh hierarki sebuah peruasahaan :

1.       Direktur

2.      Direktur utama

3.      Wakil direktur eksekutif

4.      wakil presiden rekayasa

5.      wakil presiden pemasaran

6.      wakil presiden produksi

7.       wakil presiden kontrolir

8.     wakil presiden dan bendahara

9.      wakil presiden didang informasi

10.  wakil presiden administrasi

1.4.  Fungsi-fungsi organisasi

Serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif disebut fungsi organisasi. Organisasi memiliki beberapa fungsi utama. Dan mungkin pada organisasi yang berbeda hal-hal tersebut akan diorganisasi secara berbeda pula. Masing-masing fungsi biasanya memiliki system informasi yang setengah terpisah. Arus informasi yang silang-fungsional juga dapat sangat eksentif; misalnya manajer bagian pembelian harus menerima informasi dari fungsi manufaktur mengenai jadwal produksi yang akan datang dari masing-masing produk, termasuk juga tentang jumlah bahan dan komponen yang diperlukan selama kegiatan produksi. Luasan kearah mana informasi dari satu bidang fungsional akan dialirkan ke system informasi bidang fungsionallain, baik dengan tingkat kemudahan yang dengan mana hal ini akan dilaksanakan dianggap sebagai ukuran drajat.

1.5.  Sifat-sifat Manajer

Para manajer biasanya memiliki sifat-sifat pribadi yang mempengaruhi sikapnya terhadap system informasi, keperluan informasi, serta cara bagaimana berinteraksi dengan system.

Para manajer biasanya tidak mengandalkan diri pada sesuatu yang tidak mereka pahami, sehingga sebagaian manajer tidak memahami system computer tidak mempercayai system tersebut. Untuk mendorong pemahaman oleh para manajer, system informasi hendaknya dibuat sesederhana mungkin. System yang sederhana biasanya kurang menakutkan baik bagi staf maupun manajer.

Sifat manajer yang lainnya adalah mudahnya mereka terperangkap tempo kegiatamn mereka. Sebagaian karena mereka berorientasi pada manusia, sedang sebab yang lain  karena cara pemrioritasan mereka, dan sebab lainnya adalah karena mereka selalu penuh perhatian atas telepon atau ketukan pintu kamarnya yang baru saja diterimanya, sehingga manajer biasanya akan menghentikan segala kegiatan yang sedang dilakukan. Berikut ini ringkasan mengenai sifat seorang manajer :

Sifat-sifat Manajer

Dampaknya pada system informasi

1.       manajer tidak akan mengandalkan diri pada system yang tidak dipahaminya 2.      manajer berorientasi pada manusia 3.      manajer berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efesien 4.      manajer melakukan pemerioritasan  dan pemerioritasan ulang 5.      kerja seorang manajer biasanya terpecah 6.      manajer tidak menyukai kejutan 7.      sebagai pemimpin manajer tidak ingin terlihat ketindaktahuannya

Sistem harus sesederhana mungkin dan mudah dipahami Apabila diberikan pilihan, manajer lebih sering menerimainformasi dari manusia Menejer kurang suka berinteraksi dengan system informasi Manajer memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada. Ahli analisis system frutasi karena sedikitnya waktu manajer bagi mereka System informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan informasi tentang kecendrungan dan peristiwa-peristiwa kunci Manajer cendrung menghindari semua diskusi berlebihan tentang system dengan para personil system

1.6.  Manajer sebagai bagian system informasi

Cara berpikir manajer telah digambarkan, yang dalam beberapa hal; mirip dengan system informasi computer. Pikiran manajer mendapat data dari berbagai sumber, memproses, dan kemudian menyimpannya sebagai informasi , dan kemudian mengkomunikasikannya sebagai informasi kepada manajer yang lain; sifat pola piker manusia yang demikian ini kemudian dibagi oleh system computer. System computer dan manajer bersema-sama memproses, menyimpan dan mengkomunikasikan informasi organisasi, dan untuk itu maka manajer dipandang sebagai bagian yang tak terpisahkan dari system informasi organisasi.

1.7.  Pemecahan masalah oleh manajer

Untuk memecahkan suatu masalah manajer biasanya meepergunakan langkah-langkah sebagai berikut :

1.       identifikasi masalah dan kesempatan

system informasi (SI) harus dirancang sebagai peringatan dini , pemberi informasi yang menyajikan indicator sifat manajemen. SI yang baik akan dapat menandai adanya kesempatan; kisalnya ia dapat menjelaskan adanya variasi dalam biaya disebabkan oleh berubahnya prosedur produksi, sehingga akan dapat menuntun kearah ortganisasi kegiatan produksi yang berbiaya lebih murah.

1.       Pencarian informasi

Setelah masalah diidetifikasi, seorang manajer biasanya harus mencari informasi tambahan yang berguna untuk menganalisisnya. Sejumlah besar informasi mungkin sudah tersimpan di file computer, namun demkian informasi tambahan berupa informasi tak terkomputerisasikan biasnya tetap diperlukan.informasi yang dicari dapat bersifat factual maupun non-faktual.

1.       Memilih alternative

Memilih usulan alternative pemecahanh masalah termasuk mensitesiskan dan menganalisa data dari berbagai sumber sehingga diperoleh analisis berbanding biaya /manfaat. Misalnya untuk perhitungan tingkat pengembalian dan jadwal depresiasi asset lewat program computer dapat disajikan dalam bentuk formulir perbandingan.

BAB II

KEBUTUHAN

DAN SUMBER INFORMASI MANAJEMEN

2.1. Kegiatan Manajerial

Perencanaan

Kegiatan perencanaa dimaksudkan untk menentukan rencana yang memungkinkan organisasi untuk bergerak kearah posisi tujuan masa depan; dan posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.

Langkah pertama organisasi adalah menilai statusnya dimasa kini; dan langkah tersebut merupakan evaluasi sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi serta lingkungan yang dipengaruhi oleh organisasi. Sumber utama organisasi tentang status organisasi dimasa kini adalah pada kegiatannya. Salah satu sumber utama adalahinformasi tentang ringkasan transaksi, termasuk laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat diperoleh secara informal oleh para manajer, atau mungkin diberikan oleh system informasi formal yang memang diorganisasi guna memperileh informasi tersebut. Organisasi dari pengguna maupun pemasok juga mungkin memberikan informasi untuk perencanan.

Ada dua jenis perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama, perencanaan jangka panjang, yang menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam beberapa tahun mendatang, biasanya untuk lima tahun. Yang kedua adalah rencana jangka pendek, yang biasa disebut sebagai rencana keuntungan yang serupa dengan rencana jangka panjang.

Pembahasan dan evaluasi menyeluruh (pengendalian manajemen)

Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana. Pengendalian menejemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta selanjutnya menilai evektivitas dan efesiensi strategi  dalam mencapai sasaran yang diharapkan. Pengendalian menejemen merupakan tanggung jawab dari menejemen puncak.

Pengendalian menejemen sangat bergantung pada mendalamnya ringkasan laporan yang disediakan oleh system informasi; laporan ini merupakan perbandingan hasil kegiatan dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang dan jangkla pendek. Para menejer menganalisis laporan ini untuk menunjukan penyimpangan dari rencana serta penyebab dari terjadinya penyimpangan tersebut.

Analisis masalah-masalah kritis

Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus. Seringkali sebagaian besar organisasi hanya memerlukan organisasi yang berkaitan dengan masalah yang masalah khusus yang ada di dalam organisasi, namun tersebar diberbagai file data diberbagai data diberbagai informasi yang berbeda; oleh sebab itu informasi diperlukan harus diidentifikasi, kemudian dicari lokasinya selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui pemerosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang memiliki ratusan ribu file.

Kepemimpinan dan kegiatan upacara

Para menejer senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan melaksanakan kegiatan kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk didalamnya adalah kegiatan baik didalam maupun diluar organisasi, berpidato, serta kegiatan social. Bagi sebagaian mereka, system informasi yang ada sangat kecial artinya, dan laporan rutin akan memeberikan informasi yang mereka perlukan.

Penyelia langsung

Kegiatan pertama yang banyak mdilakukan oleh menejer lapis rendah, adalah penyelia langsung. Kegiatan ini tidak menggunakan suistem informasi secara langsung karena didalamnya berlangsung pengamatan langsung atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya adalah, memeriksa kegiatan secara ricnci, yang mungkin akan menggunakan informasi secara rinci  yang ada dalam laporan rutin.

Pengendali operasi

Pengendali informasi termasuk pengukuran pengukuran efesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efesiensinya. Apabila pemhendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan hanya ditunjukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja. Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi yang diperoleh oleh system informasi.

2.2. Jenis keputusan manajemen dan kebutuhan informasi

Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya berpuncak pada keputusan penting dari menejer. Keputusan yang dibuat juga cendrung terstruktur, sehingga analisisnya juga cendrung baku, dengan menerpakan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi yang diperlukan untuk manalisis sudah diketahui, dan akan sama untuk masing-masing jenis keputusan.

2.3. Sumber-sumber informasi

Sekitar 30-40% informasi yang berguna bagi manajer madya diterima langsung dari system computer. Sedang manajer yang lebih rendah menerima langsung besar informasi mereka dari system computer (55-75%). Informasi ini sebagaian besar adalah informasi rinci tentang kegiatan, pemerosesan transaksi, atau ringkasan informasi tentang kegiatan tersebut. Manajer yang lebih rendah dan posisinya berkaitan dengan tanggung jawab langsung untuk mpenyelia kegiatan, menggunakan sumber tak berkomputer 25-45% dari informasi yang diperlukannya. Para manajer madya menerima lebih sedikit informasinya (15-20%) dari sumber intern. Manajer puncak menerima informasi dan sumber intern paling sedikit (10-15%), tak termasuk dari manajer lain yang menjadi sumber. Karena mereka ini praktis terpisah dari hubungan langsung dengan kegiatan operasi serta mengandalakn sepenuhnya pada sumber informasi lain.

2.4. Serapan tidak pasti (uncertainty absorption)

Proses penyampaian informasi kepada manajeroleh bawahannya pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya terhadap system informasi. Proses ini, sering dianggap sebagai serapan tidak pasti dan telah banyak dikaji oleh Mark dan Simon.

Para manajer di setiap lapisan dalam organisasi mempunyai banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus mengerahkan waktu dan tenaganya pada kepentingan pelanggan, perwakilan masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah. Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti yang muncul pada persengketan batas wewenang yang muncul diantara manajer dibawahnya. Akhirnya seoprang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas waktunya.

Oleh sebab itu, para manajer khususnya manajer sejior yang waktunya sangat berharga harus secara cermat mengatur waktu yang dimilkinya untuk menyelesaikan masing-masing tugas dan untuk berhadapan dengan masing-masing anak buahnya. Mereka tidak dapat menghabiskan waktunya hanya dengan mendengan rincian penjelasan masalah atau situasi dari bawahannya. Bawahan juga selayaknya memahami haldemikian, dan kemudian berupaya mengemas informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagaian besar hal ini dilakukan bukan hanya memberikan fakta dan rincian yang paling relevan, tetapi juga dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi ini biasanyatidak lengkap dan kehandalannya sering tidak diketahui, maka manajer harus mampu fakta-fakta, asumsi-asumsi, serta pikiran-pikirannya, dan kemudian membentuk pendapatnyaberdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian mengkomunikasikan pandangannya yang menyeluruh ketimbang informasi informasi rinci kepada atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses manajemen lewat cara pengulangan baik jumlah keseluruhan informasi yang diteraima manajer , maupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi atau menerimanya.

2.5. Perancangan Sistem Informasi untuk Manajer

Informasi umum yang diperlukan seorang manajer mengikuti pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu lalu, system informasi untuk menejer disemua lapisan biasa didasarkan pada system informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tapi khususnya untuk manajer puncak, system informasi ini biasanya tidak efektif karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis tersebut.

BAB III

KONSEP

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengembangan system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.

3.1. Unsur-unsur sistem informasi sederhana  

Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu: mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun computer.

Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”; istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM adalah system pembangkit informasi.

3.2.Sistem informasi untuk manajer

Di akhir setiap bulan serangkaian program anggaran akan memproses master file yang berisi biaya dan pendapatan nyata bulanan dan membandingkan hala ini dengan biaya dan pendapatan bulanan dan menentukan sampai batas manakah masing-masing jenis biaya dan pendapatan nyata sesuai dengan yang diharapakan. File anggaran bulanan nyata yang baru dihasilkan berisis sepasang (gambaran anggaran dan gambar nyata yang menggambarkan transaksi yang diringkaskan) data biaya dan pendapatan pada masing-masing rincian kategori biaya pendapatan dari system akunting. Program anggaran computer kemudian menghitung perbedaan antara jumlah pada masing-masing pasangan dan menghasilkan laporan anggaran yang menunjukan besaran variasi. Para manajer menggunakan laporan variasi ini untuk tujuan pengendalian dengan cara menyelidiki sebab-sebab munculnya variasi dan kemudian apabila diperlukan melakukan tindakan perbaikan. Selama pemerosesan master file tidak diubah dan kemudian diprosos untuk kepentingan laporan.

3.3.Sistem penopang keputusan

System penopang keputusan (decision support Sistem, DSS) berbeda dari sebagian besar system informasi tradisional karena masing-masing DSS bersifat khas, serta sepenuhnya ada dibawah wewenang seorang manajer, namun demikian tetap merupakan bagian dari SIM.

Sebuah DSS adalah satu dari beberapa pendekatan dalam membangun system informasi untuk pelaksanaan tugas manajerial atau organisasi; sesunguhnya sebuah DSS dikaitkan dengan tugas manajerial yang khusus atau masalah khusus, sehingga penggunaannya hanya terbatas pada masalah atau tugas tersebut. Oleh sebab itu DSS cendrung dirancang untuk melayani manajer madya atau senior, walaupun sebenarnya juga dapat dirancang untuk melayani berbagai tingkatan manajer.

3.4.Integrasi Sistem informasi

Pengintegrasian system informasi merupakan salah satu konsep kunci dari system informasi manajemen. Berbagai system informasi dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara sesuai dengan keperluan integrasinya. Salah satu diantaranya adalah dengan arus data factual atau potensial diantara mereka. Aliran infoemasi diantara system sangat bermanfaat apabila data didalam file dari satu system diperlukan juga oleh system yang lainnya. Akan tetapi menjadi mustahil bagi system kedua untuk menghasilkan data tersebutatau apabila pendekatan ini akan menjadi mahal, lebih lmabat atau kurang tepat disbanding menggunakan data dari file pertama.

Aliran data diantara system biasa ditemukan apabila system ganda diperlukan untuk mengakses elemen data yang sama dari sumber bersamaan, atau apabila output dari satu system akan menjadi input bagio yang lainnya, seperti apabila informasi dari sisyem pemeroses transaksi merupakan input bagi siustem informasi manajerial. System juga dapat dikkaitkan melalui tugasnya untuk memberikan data bagi tugas yang sama atau karena masing-masing system menggunakan data yang sama dari sumber yang lain.

Oleh sebab itu, integrasi didefinisikan sebagai adanya saling keterkaitan antara sub-sistem sehingga data dari satu system secara rutin dapat melintas menuju, atau diambil oleh satu atau lebih system yang lain. Sebenarnya dengan system manual juga akan dapat dicapai suatu drajat integrasi tertentu, misalnya dengan cara fisikal membawa data dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja lainnya, yang selanjutnya oleh para pegawai administrasi akan digabungkan dengan data dari system lain. Sementara itu dengan system berkomputer data akan dapat melintas secara optimis diseluruh system, yang memungkinkan drajat integrasi yang lebih tinggi dan mempercepat kegiatan integrasi data. Pada sebagian besar system informasi berkomputer, sebagian besar integrasi data dilakukan secara otomatis oleh computer, dan hanya sebagian kecil dilakukan oleh pegawai atau personil pengolahan data. Biasanya tujuan pengembangan system adalah mengotomatisasikan perpindahan data dari system informasi terutama dari system yang sangat canggih dan sangat maju. 

Kesimpulan

System informasi daro suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatiskan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu system informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personel system yang terlatih; untuk itu diperlukan parisipasi manajemen yang memadai dan sumber keuangan yang memadai.

Sebuah system informasi intelijen secara sistematis mengumpulkan data tentang lingkungan internal baik dari sumber dalam maupun eksternal. Sebagian besar informasi yang diperoleh biasanya diarahkan untuk perencanaan strategis. Berlangganan bank data mungkin akan cukup menolong. Profil manajemen menggambarkan kepada siapa informasi intelijen akan disampaikan.

System informasi yang melayani tugas utama harus bersifat silang fungsi dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama seringakali dilayani oleh system penopang keputusan, yang didalamnya berisis model, data base, dan manajer yang berinteraksi langsung dengan model.

Integrasi system informasi adalah penggabungan system informasi yang setengah independent. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan besar dari meningkatnya drajat integrasi system informasi yang mereka miliki.

Antar-muka manajer/mesin adalah kaitan antara computer dengan manajer yakni satu titik dimana mereka “saling berbicara satu sama lain”. Secara tradisional system computer belum bersifat ramah, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, agaknya vukup membantu memecahkan masalah ini.

BAB IV

SISTEM INFORMASSI MANAJEMEN

(SIM)

Dalam pengertian yang seharusnya, wsistem informasi manajemen (SIM) adalah sasaran yang dapat dicapai. Rencana jngka panjang yang jelas, yang merupakan kunci untuk mencapai sasaran, hanya mungkin ada apabila terdapat penghargaan atas berbagai dimensi konsep system informasi manajemen seperti yang dibahas dalam bab ini.

4.1. Apakah Manajemen System Informasi itu ?

Bab sebelumnya telah membahas latar belakang tesebut, berikut ini adalah difinisi ringkas dan formal dari system informasi manajemen (SIM) :

System Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara gunma meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang ditetapkan

Kata-kata dan frase yang di garis bawahi dalam difinisi tersebut akan dibahas seperti berikut :

Sistem informasi Manajemen adalah menyeluruh

Kata manajemen dalam SIM adalah serba melingkupi. Didalam SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem yang utama dirancang bagi manajer dalam berbagai tingkatan. 

System Informasi Manajemen adalah Terkoordinasi

Komponen sebuah Sistem Informasi Manajemen biasanya tidak dikelola melalui satu titik pusat organisasi; ada berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan mungkin pengolah data yang terpisah, bahkan yang lain-lainnya mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari Sistem Informasi Manajemen 

System Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi

System Informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem, atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi. 

Sisem Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional

Sub-system (kumpulan dari system yang semi terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang untuk menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan untuk melaksanakan integrasi tersebut.

System Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi dengan berbagai cara

Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus ditransformasikan kedalam sebuah system informasi. Misalnya, data biaya untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya variable, dan biaya standar untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen dan jalur produk (produck line)

System Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas

System Informasi Manajemen dengan berbagai cara dapat meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan rugas rutin seperti menyiapkan dokumen yang efesien, ia mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan juga ia mampu memberikan peringatan dinitentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping juga mampu meningkatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk memecahkan masalah-masalah yang  tidak terduga.

System Informasi Manajemen sesuai dengan sifat dan gaya manajer

Suatu SIM dikembangkan lewat pengenalan sfat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya, termasuk sumbangan yang diberikan oleh para manajer. Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat SIM dijalin dengan cita rasa pribadi patra manajer; dan akan dijalin kembali dengan cita rasa masing-masing manajer yang baru apabila yang lama telah berhenti. Pada lapis organisasi terendah, SIM dijalin dengan cara biasa dimana para tenaga administrative dan personil operasi akan menggunakan informasi dan berinteraksi dengan system informasi.

System Informasi Manajemen menggunakan criteria mutu yang telah ditetapkan

Sebuah SIm harus dirancang agar sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya, dari satu lapis ke lapis lainnya di dalam organisasi. Tehadap kecepatan, untuk beberapa tugas tertentu data yang diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan kemudian ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diinginkan manajer baik secara periodis maupun pada selang tak teratur; sedang untuk tugas lain mungkin diperlukan selang yang teratur, tetapi karena panjangnya periode tunda memungkinkan untuk dilaporkan setelah selesainya akhir satu periode. Untuk tugas yang lain lagi, mungkin diperlukan secepat mungkin setelah berakhirnya satu periode dan untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama periode berlangsungnya transaksi. 

4.2. Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman yang tepat tentang apa yang dapat diselesaikan oleh SIM suatu organisasi jelas sangat esensial. Pengetahuan tentang potensi kemampuan system informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan computer.

SIM secara khusus mungkin memiliki beberapa kemampuan teknis yang telah direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan yang sering diucapkan  bahwa “computer hanyalah sebuah mesin penjumlahan atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya ia tidak dapat mengerjakan sesuatu; ia hanya dapat mengerjakan lebih cepat”. System informasi berkomputer akan dapat memiliki sejumlah jauh diatas system non-komputer. Dan kemampuan ini telah berevolusi proses manajemen yang telah menggunakan kemampuan yang dihasilkan system tersebut. Kini perubahan penting dalam cara organisasi disusun dan dikelola dapat dilacak dari adanya system informasi computer. Pula, computer-komputer mikro dan mini memiliki kemampuan sama bagi organisasi kecil. Bagaimana pun juga, semakin kecil organisasi dan semakin kecil system computer  dan semakin terbatas juga kemampuan yang ditampilkannya.Beberapa kemampuan teknis computer adalah sebagai berikut :

pemerosesan transaksi Batch

Pemerosesan trnsaksi tunggal

Pemerosesan on-line, real time

Komunikasi data dan switching pesan

Pemasukan data jarak jauh

Pencarian record dan analisis

Pencarian file

Alogaritma dan model keputusan

Otomatisasi perkantoran

4.3. Kemampuan Pelaporan

Semua system informasi memiliki kemampuan pelaporan. Dan ada beberapa jenis pelaporan, dan laporan ini harus memiliki sifat tertentu; yakni, laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu, seperti yang akan dibahas verikut ini.

Prinsip Pelaporan

Sebagian manajer biasa dengan pasif menerima saran dari analis system dalam kaitannya dengan sifat pelaporan yang diterimanya, dan yang lain terus menerima laporan yang biasa disampaikan pada posisinya. Bagaimanapun juga, manajer mengambil peran aktif dalam menetukan jenis dan isi lap[oran yang diterimanya. Beberapa prinsip yang harus diikuti apabila memilih laporan, antara lain :

Laporan harus menonjolkan informasi penting

Laporan harus seringkas mungkin

Harus disediakan dukungan atau back up rinci

Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi

Setiap laporan harus berformat keputusan

Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja

Peringkasan informasi

Pada tingkat operasi dan penyeliaan, laporan manajerial biasanya  harus berisi rincian yang mendalam, seperti daftar produk yang dihasilkan atau daftar neraca konsumen. Tetapi di atas tingkat penyelia maka sebagian besar laporan berisi ringkasan informasi.

Ada beberapa jenis peringkasan. Yang paling sering digunakan dalam kegiatan bisnis adalah agresi-yakni penggabungan sederhana informasi yang berkategori sama baik dari departemen yang sama taupun berbeda.

Bentuk penyajian laporan

Bentuk laporan non-verbal yang paling umu adalah bentuk naratif tertulis, bentuk table, laporan keuangan, gambar dan grafik.

Secara manual masing-masing dapat disajikan dalam bentuk hard-copy ataupun juga dapat ditampilkan di layer monitor. Deskripsi naratif biasa digunakan apabila informasi bersifat subjektif dan kualitatif, paling tidak sampai batas tertentu. Makalah semesteran, tesis dan pidato kenegaraan presiden adalah contoh laporan naratif. Para manajer dari divisi yang didisentralisasi biasanya mengirim laporan tertulis bulanan ke kantor pusat perusahaan yang isinya mengemukakan masalah yang dihadapi oleh divisinya, kesempatan-kesempatan yang ada, kemajuan, serta sasaran. Biasanya deskripsi dilampiri laporan keuangan.

Jenis laporan

Laporan periodic

Apa yang paling diharapkan dari system informasi yang memberikan laporan rutin atas periode waktu tertentu. Biasanya laporan demikian dilaporkan mingguan, bulanan dan lain sebagainya. Laporan periodic ini meliputi aspek luas, sejak dari laporan akuntansi keuangan baku, kemudian laporan untuk kepentingan humas yang berisi status bahan kimia, atau tentang proses lain yang dipantau oleh para insinyur dan teknisi 

Laporan indicator kunci

Laporan indicator kunci merupakan variasi laporan periodic. Laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistic kritis kegiatan operasi harian dari ahri sebelum manajer. Misalnya pada jam 08.00 pagi manajer penjualan dari masing-masing distrik yang besar dan secara geografis terpisah menerima laporan kegiatan hari sebelumnya, dan kemudian manajer nasional akan menerima laporan seluruh penjualan nasional sebelum tengan hari. Juga penyelia departemen produksiakan menerima laporan produksi total dan jumlah produk gagal hari sebelumnya pada saat mereka memulai kegiatan pagi. 

Laporan siap panggil

Laporan siap panggil adalah jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin masalah operasi yang tidak diharapkan atau karena adanya ancaman, atau munculnya kesempatan pada lingkungan.

Laporan khusus

Laporan khusus juga seringkali disebut laporan ad-hoc, adalah jenis laporan lain dari jenis laporan tak-terjadwal yang dapat diminta oleh manajer. Laporan khusus dapat diminta karena organisasi menghadapi masalah tak terduga atau memerlukan informasi yang terantisipasi sebelumnya.

Laporan pengecualian

Laporan diberbagai organisasi biasanya menggunakan prinsip laporan pengecualian, yaitu hanya informasi yang diperlukan manajer bersangkutan sajalah yang dilaporakan.

4.4. Laporan Sumber Informasi (INFORMASI RESOURCE MANAJEMEN,IRM)

IRM adalah konsep, gagasan, dan juga perspektif ketimbang sebuah kesatuan. Dalam bentuknya yang paling dasar, IRM adalah upaya untuk memusatkan perhatian pada informasi yang dihasilkan oleh system ketimbang oleh sistemnya sendiri atau juga pada komponen hardwere dan softwere dari system. Dengan IRM, maka informasi, ketersediaan, dan kegunaanya merupakan hal yang utama; system computer dipandang penting artinya apabila diperlukan untuk menghasilkan dan mengelola informasi. Penekanan IRM adalah pada aspek manajerial dan bukan teknis.

Dalam arti nyata, IRM reaksi manajer terhadap dominasiteknis system informasi-yang selama ini secara tradisional merupakan kelompok pengolah data yang berperan penuh didalam organisasi, dan seluruh personil informasi melapor kepada manajer pengolah data. Bagaiamanapun juga, kelompok pengolah data cendrung disesaki dengan aspek-aspek teknis jangka pendek dan pengolahan transaksi dari kegiatan mereka dan secara histories memusatkan perhatiannya pada pengembangan masing-masing program yang dirancang untuk tujuan khusus dan terbatas. Hal demikian akan menghasilkan file yang sangat khusus beserta program-program yang digunakan didalam file tersebut.

Seluruh sumber informasi di dalam sebuah oeganisasi di dalam lingkup IRM. Di dalamnya termasuk :

-         Pengolahan bisnis

-         Pengembangan system dan penerapan di dalam konteks SIM

-         Manajemen data

-         Jaringan (networking)

-         Otomatisasi perkantoran

-         Komputasi penggunaan akhir

-         Pusat infortmasi

Tugas IRM adalah untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan diatas untuk seluruh organisasi.

Karena konsep mengenai IRM relative baru, maka sejauh ini organisasi menerapkan dengan berbagai cara. Di dalam organisasi yang berbeda satu atau lebih orang dapat diberikan tanggung jawab khusus untuk IRM, yaitu :

-         pengolahan basis data

-         Direktur pusat informasi

-         Direktur layanan pengguna

Tambahan pula, ada organisasi yang meyakini bahwa tidak seorang pun dari personil diatas yang memiliki kemampuan untuk mengkoodinasi seluruh kegiatan IRM. Untuk mencapai perkembangan menyeluruh ini, beberapa organisasi menunjuk apa yang kemudian dikenal dengan “tsar informasi”, yang jabatan resminya adalah “wakil presiden bidang informasi” dan orang-orang yang tersebut diatas, termasuk direktur komputasi, harus melapor kepadanya.

Konsekuensi terhadap gerakan IRM adalah bahwa organisasi mulai terlihat totalitas dari system organisasinya ketika mulai merancang dan menerapkan sub-sistem. Organisasi yang melakukan ini mungkin menerapkan system informasi yang melintasi segala arus informasi; pendeknya, system informasi mereka diluruhkan ke dalam sebuah SIM.

4.5. Keperluan Akan Sebuah SIM

Perencanaan, penerapan dan pengoprasian sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuatnya semakin diperlukan disbanding pada bua atau tiga decade lalu.

Satu faktor adalah bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang lebih rumit disbanding masa sebelumnya. Salah satu alasan dari kerumitan ini ialah semakun meningkatnya dengan munculnya pengaturan dari pemerintah, yang mensyaratkan agar organisasi melakukan beberapa ke4giatan yang sebelumnya dianggap tdak perlu. Biasanya dalam bentuk penyerahan laporan yang bentuk dan isinya ditentukan oleh undang-undang.

Lingkungan bisnis tidak hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculmya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai. Sebagian ini benar karena para pesaing telah belajar untuk lebih cepatmenyesuaikan diri dengan lingkungan. Oleh sebab itu sebuah SIM yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat yang merupakan keniscayaan dari informasi yang diperlukan. Sungguh, kecendrungan utama dalam system informasi adalah kea rah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat.